Wie een juridisch geschil heeft, doet er goed aan om briefwisselingen goed te documenteren. Om deze reden is het bij belangrijke zaken vaak gebruikelijk om een aangetekende brief te sturen. Bijvoorbeeld als je als consument een ondeugdelijk product hebt ontvangen en daarom nu de verkoper in gebreke wil stellen. Maar ook als een ondernemer de rekening aan een andere ondernemer niet betaalt, kan het opstellen van een aangetekende brief noodzakelijk zijn. Er zijn verschillende situaties denkbaar, maar de vraag is of een aangetekende brief het verschil zal maken in de rechtszaal. Kan het echt niet af met een sms’je of whatsapp-bericht?
Functie van een aangetekende brief
Wanneer de tijd van informeel bellen, sms’en of whatsappen in een bepaald contact wel voorbij is, dan is het een logische stap om een formelere brief op te stellen. Het juridisch advies is dan vaak om deze aangetekend te versturen. Er is een belangrijke reden om de brief aangetekend te verzenden en deze niet via de gewone briefpost te verzenden. Een aangetekende brief zorgt er namelijk voor dat er een sterkere bewijspositie is. Het gebeurt bij conflicten regelmatig dat wanneer de brief niet aangetekend verzonden is, de ontvanger ontkent dat hij de brief ooit gezien of ontvangen heeft. Het is dan aan de verzender om te bewijzen dat de brief wél ontvangen is.
Om deze discussie te voorkomen, is een aangetekende brief versturen een verstandige, en misschien zelfs wel de beste keuze. De kosten van het verzenden van zo’n brief liggen over het algemeen wel hoger, maar het zorgt er ook voor dat je juridisch sterker staat als je een conflict hebt of dreigt te krijgen, met een persoon of bedrijf. Omdat de ontvanger moet tekenen voor ontvangst van een aangetekende brief, is er geen discussie meer over mogelijk of de brief wel of niet ontvangen is. Vast staat dan, dat de brief daadwerkelijk is ontvangen. Ook als een rechter zich hier later nog eens over zou moeten buigen.
Een aangetekende brief is een ontvangstbevestiging
Er zijn verschillende redenen om een aangetekende brief te verzenden als het gaat om een juridische kwestie. Bijvoorbeeld als een brief met zekerheid op korte termijn aan moet komen of als je aan moet kunnen tonen dat de brief ontvangen is. Vooral als de verwachting al is dat men zal ontkennen de brief ooit te hebben ontvangen, is aangetekend verzenden verstandig. Bij sommige juridische handelingen is het zelfs tegen de wet om een brief per normale briefpost te verzenden. Aangetekend verzenden is dan de enige manier om de brief geldig te maken. Denk bijvoorbeeld aan het opzeggen van een huurovereenkomst van een woning. Geld willen besparen op de te verzenden brief, door deze juist niet aangetekend te verzenden maar met de gewone post, is dan ook niet verstandig. De kosten voor een aangetekende brief zijn ook niet bijzonder hoog. Voor € 9,25 kun je al een brief per aangetekende post versturen, via het dichtstbijzijnde postkantoor. En online kan dit zelfs voor € 8,75. Zie hiervoor ook de website van Post NL.
Het gebruik van de aangetekende brief levert daarmee ook een betere positie op in een eventuele rechtszaak. Maar let op: die vlieger gaat niet altijd op. Er is wel zekerheid dat er iets is verzonden en de brief is ontvangen. Maar de wederpartij kan ook doen alsof hij niet thuis is. Daardoor kan hij alsnog ontkennen dat hij de brief heeft gehad. En in een tweede geval kan hij zich ook nog op het standpunt stellen dat de enveloppe geen brief bevat. Een aangetekende brief is dan ook een ontvangstbevestiging, maar geen leesbevestiging.
Aangetekende brief in juridische zin
Er is geen juridische zekerheid met het versturen van een aangetekende brief. Een verklaring van een partij die gericht is aan een ander, moet de andere partij ook daadwerkelijk bereiken. Als dat niet gebeurt, is er geen effect. Het komt vaker voor dat een aangetekende brief niet correct wordt bezorgd. Rechters en advocaten klagen daar al langer over. Het Hof Leeuwarden bevestigde al dat de bewijslast voor een normale brief bij een verzender ligt. Maar dat risico geldt ook voor een aangetekende brief als deze tot twee keer toe is aangeboden en niet is afgehaald. De verzender moet dan kunnen bewijzen dat er een afhaalbewijs is achtergelaten. Stellen dat een afhaalbewijs achtergelaten is, is onvoldoende.
Tot slot is ook dit nog een interessant detail. De Hoge Raad stelde op 9 juli 2010 dat het laten zien van een teruggezonden brief (die niet met de aangetekende post is verzonden) toch voldoende is om te bewijzen dat de brief daadwerkelijk is verzonden. De verzender handelt dan goed, maar de ontvanger zit dan fout, als het opgegeven adres juist is. Het is dus niet zo dat de ontvanger zich altijd maar kan verschuilen achter van alles en nog wat.